Для обустройства архивов чаще всего используются стационарные стеллажные конструкции и передвижные мобильные стеллажи. Нужно отметить, что последние имеют массу неоспоримых достоинств над первыми. К основным из них нужно отнести:
- Хорошую компактность. В сравнении со стационарными конструкциями мобильные стеллажи занимают в три раза меньше места. В частности, это обусловлено тем, что для размещения любого количества модулей требуется один проход.
- Высокую прочность, а, следовательно, грузоподъемность. Одна полка стеллажа в зависимости от типа крепления, способна выдержать нагрузку от 70 до 150 килограмм. Если сцепка жесткая, то 150 килограмм, если нет, то 70 соответственно.
- Универсальность. Передвижные мобильные стеллажи подходят для хранения любых материалов, а не только документов. Именно поэтому их можно встретить не только в архивах.
- Возможность снабжения электрическим приводом и организации автоматизированных систем хранения.
Несмотря на все вышесказанное, нельзя утверждать, что передвижные мобильные стеллажи – являются правильным выбором для каждой ситуации. Например, для организации архива в небольшой компании может хватить пару стеллажей. Таким образом, гораздо проще купить более дешевые стеллажные стационарные конструкции, или как вариант обзавестись угловым стеллажом, который без проблем размещается в любом офисном помещении и не занимает много места.
Автоматизированные системы хранения
Как и было сказано ранее, с помощью мобильных стеллажей можно создать автоматизированные системы хранения документов. О том, что она собой представляет пойдет речь далее. По сути это несколько единиц стеллажных конструкций, объединенных в единую систему. К основным преимуществам системы над бессистемной эксплуатацией следует отнести:
- Простоту обращения к фондам. Обустроив систему можно навсегда забыть о необходимости поочередно передвигать стеллажные конструкции. С помощью специального программного обеспечения управление доступом осуществляется через компьютер. Чтобы получить доступ к нужному стеллажу, достаточно сделать несколько кликов.
- Отсутствие необходимости ведения картотеки. В качестве навигатора выступает вышеуказанное ПО. С его помощью легко осуществлять поиск нужных файлов. Например, если нужно получить доступ к личному делу сотрудника, то в поисковой строке вбиваются определенные данные, чаще всего фамилия и система показывает совпадения. Также указывается место размещение папки. При выборе соответствующего действия нужный стеллаж высвобождается. Нужно добавить, что многие компании предпочитают отцифровывать документацию. Таким образом доступ можно получить и в виртуальном режиме.
- Третье преимущество, которым обладают автоматизированные системы хранения документов, является оптимизация работы архива. Даже самый крупный архив, в котором хранятся десятки миллионов документов, могут обслуживать несколько человек. Если речь идет об общественном учреждении, то нужен один оператор и несколько людей непосредственно работающими с документами. Если же речь идет об архиве частной организации, то хватит и вовсе одного человека.
Нельзя сказать, что автоматизированные системы хранения документов являются распространенной практикой. Тем не менее уже многие компании оценили преимущества подобного подхода к архивному делу.
Купить стеллажи в компании «ИСТА-Техника»
Приобрести стеллажные конструкции любого типа, в том числе и мобильные, можно в нашей компании «ИСТА-Техника». Для начала мы рекомендуем посетить наш официальный сайт и ознакомиться с предлагаемыми условиями сотрудничества. После этого нужно связаться с нашими менеджерами для оформления заказа и обсуждения его деталей.
Мы произведем для вас стеллажи в индивидуальном порядке, а также выполним их доставку, установку и сборку. Будем рады помочь вам с обустройством архива.
